Membuat Surat Untuk Banyak Penerima Dengan Mail Merge (OFFICE 2003)

0Jika anda ingin membuat surat, amplop atau dokumen lainnya yang secara garis besar isinya sama namun penerima dan data penerima berbeda, anda bisa menggunakan fasilitas MAIL MERGE yang dimiliki Microsoft Word 2003. Kelebihan menggunakan fasilitas ini adalah anda tidak harus membuat surat atau dokumen tersebut berulang kali, sehingga tidak memakan waktu yang lama. Untuk lebih jelasnya perhatikan contoh surat :

Dalam contoh ini saya akan membuat surat pemberitahuan kepada seluruh siswa dengan langsung mencantumkan nama siswa dalam surat tersebut, yang dibutuhkan dalam membuat Mail Merge adalah :

  1. Dokumen Master (dalam hal ini Surat Pemberitahuan)
  2. Data Source

Dokumen Master

DATA SOURCE

  1. Klik Menu Tools
  2. Letters and Mailings
  3. Mail Merge
  4. Maka akan muncul jendela taskpane disebelah kanan
         
  5. Klik options Letters, klik Next : Starting Document
  6. Pilih Use Current Document, klik Next
  7. Pilih type new list lalu klik create untuk memulai membuat data source baru
  8. Klik Customize untuk merubah data field
  9. Hapus (delete) semua, dan buat baru (add) dengan Nama Siswa
  10. Isi  semua nama siswa, untuk menyimpan klik New Entry
  11. Setelah selesai mengisi data Nama Siswa klik close
  12. Akan tampil jendela untuk menyimpan file data source
  13. Simpanlah dimana tempat yang akan anda simpan
  14. Klik OK
  15. Kemudian akan tampil ToolBar Mail Merge
  16. Klik tempat dimana Data Field nama Siswa akan ditempatkan, pada kasus ini saya tempatkan di samping kata Dari :
  17. Klik Menu Icon Insert Merge Field
  18. Klik Insert
  19. Untuk melihat hasilnya Klik View Merge Data pada toolbar
  20. Atau untuk langsung print priview hasil data merge klik merge to new document pada toolbar mail merge, atau merge to printer untuk langsung mencetaknya

Selamat Mencoba…..

Leave a Reply